Como organizar agenda de campo na topografia

Se você já perdeu o controle de qual equipe foi para qual obra, ou esqueceu de desenhar um levantamento que já foi feito há dias, o problema não é falta de organização pessoal. É falta de um sistema que ligue o orçamento aprovado à execução do serviço. No vídeo acima eu mostro como organizar a agenda de campo na topografia usando o módulo operacional do Precificando, com três partes que conversam entre si: equipes, agenda de campo e demandas de escritório.

O que é o módulo operacional do Precificando

Dentro do Precificando, depois que um orçamento é aprovado, ele não fica parado esperando você lembrar de executar. Existem três botões: equipes, agenda de campo e demandas de escritório. Cada um resolve uma parte do problema: quem vai fazer, quando vai fazer e o que precisa ser feito depois que a equipe voltar do campo.

Equipes: como cadastrar mesmo trabalhando sozinho

A primeira etapa é cadastrar sua equipe de campo. Se você trabalha com auxiliares, cadastra o nome da equipe e as pessoas que fazem parte dela, assim como eu fiz com as minhas três equipes. Se você trabalha sozinho, a lógica é a mesma: você cadastra uma equipe com o seu nome e o nome de quem te ajuda, mesmo que seja só você.

Vale colocar o telefone de cada equipe nesse cadastro. É esse número que permite mandar a programação da semana direto para o WhatsApp. Eu faço isso todo domingo: mando a agenda da semana para cada equipe e, à medida que fecho mais serviço, atualizo e mando de novo.

Como organizar a agenda de campo na topografia

Com as equipes cadastradas, o próximo passo é a agenda de campo. Ela mostra a semana em colunas, uma para cada equipe, com os serviços já programados. Embaixo da grade fica uma área separada só para os serviços que ainda não têm equipe definida, para você não esquecer nada pendente.

O caminho normal é sair do orçamento aprovado direto para a agenda, com um botão que já preenche os dados do serviço. Mas também dá para lançar um serviço do zero, direto na agenda de campo:

1. Escolha o cliente já cadastrado no sistema.
2. Informe o local da obra.
3. Descreva o serviço, por exemplo levantamento planialtimétrico.
4. Selecione a equipe responsável.
5. Marque a data de execução.
6. Adicione uma observação, se precisar.
7. Marque se o serviço é faturável, para ele aparecer nos recebimentos.
8. Marque se o serviço gera demanda de escritório.

Depois de lançado, o serviço aparece na grade da semana, na coluna da equipe e na data certa. Dá para acompanhar o status como programado, em andamento, realizado, não realizado ou cancelado. É nessa tela que você enxerga a operação de campo inteira, trabalhando sozinho ou com várias equipes. Para ver todos os detalhes dessa parte, tem mais na página de agenda de campo.

O que acontece com as demandas de escritório

Quando um serviço de campo gera trabalho depois, como desenhar uma planta ou escrever um memorial descritivo, é aí que entra a demanda de escritório. Ao marcar essa opção na hora de lançar a agenda de campo, o sistema já cria a tarefa correspondente para a equipe de escritório, sem você ter que lançar duas vezes.

Você escolhe quem vai executar, o sistema sugere um prazo contado a partir da data do campo e você decide se esse trabalho de escritório é faturado separado ou se entra junto na cobrança do serviço de campo. Na prática, se o cliente já paga pelo levantamento completo, não faz sentido marcar o desenho como faturável de novo.

Depois de criada, a demanda aparece na lista de tarefas de quem foi designado. Dá para filtrar por pessoa e ver tudo que está sob responsabilidade dela, com status de a fazer, em andamento ou concluído.

Por que separar o que não tem equipe programada

A bandeja de serviços sem equipe é o que evita o problema mais comum: combinar um serviço com um cliente na quarta e outro na sexta e, na prática, não saber o que ainda falta encaixar na semana. Com tudo lançado no mesmo lugar, você sabe o que já tem equipe, o que está pendente de programação e o que já foi entregue, sem depender de memória ou de anotação solta.

Teste o Precificando

Se você quer parar de perder o controle de quem foi para onde e do que já foi entregue, vale testar o Precificando. São 7 dias grátis, sem precisar de cartão de crédito, para ver o módulo operacional funcionando com a sua própria rotina de campo e escritório.