Agenda de campo e financeiro para topografia na prática

Organizar a agenda de campo de topografia em uma planilha ou num caderno é um problema conhecido: a equipe sai para o serviço, mas o escritório não sabe exatamente o que foi feito, nem quando isso vira fatura. No vídeo acima eu mostro como ajeito essa agenda na minha própria empresa, dentro do Precificando, e como ela se conecta direto com o financeiro.

O que é a agenda de campo no Precificando

A agenda de campo é onde fica registrado quem vai para qual obra, com qual equipe e em qual dia. Cada lançamento puxa o cliente, a obra e o serviço já cadastrados, então não é preciso digitar tudo de novo a cada semana.

No vídeo eu abro minha própria agenda e conto quantos serviços de topografia passaram por ela em algumas semanas: 14 serviços numa semana, 15 na semana anterior, 11 na semana em que teve o feriado de Dia das Crianças e 16 na semana anterior a essa. Dá para ver, em segundos, o tamanho real da operação da empresa.

Como lançar um serviço na agenda de campo

O lançamento segue poucos passos:

1. Escolher o cliente já cadastrado.
2. Selecionar a obra, que aparece automaticamente ligada a esse cliente, com o serviço combinado, por exemplo demarcação de alinhamentos e níveis de estrutura.
3. Escolher a equipe que vai executar o serviço.
4. Definir o dia da semana.
5. Marcar se essa agenda é faturável e se ela também deve gerar uma demanda de escritório.
6. Clicar em lançar.

Feito isso, o serviço já aparece na agenda da semana, pronto para ser acompanhado pelo campo e pelo escritório ao mesmo tempo.

Da agenda de campo para a fatura automática

Depois que o serviço é lançado como faturável, não é preciso montar a cobrança do zero. Dentro do Precificando, basta selecionar o cliente e marcar as atividades que foram realmente realizadas. O sistema já monta a venda a partir dali, puxando o que estava programado na agenda.

Esse é o ponto que eu mais uso no dia a dia: a agenda de campo não é só uma lista de compromissos, ela já nasce ligada ao faturamento. Quem programou a equipe não precisa lembrar depois de cobrar o serviço, porque ele já está marcado para virar venda.

Se você ainda não usa esse tipo de controle, vale entender primeiro como funciona a agenda de campo dentro do sistema, porque é ela que organiza tudo antes de chegar no financeiro.

Demandas de escritório: o que fica registrado

Nem todo trabalho acontece no campo. Parte da operação fica no escritório: desenhar, orçar, entregar documento, responder cliente. No Precificando, essas tarefas também podem ser geradas a partir de um lançamento da agenda, ou criadas direto como demanda de escritório.

Com isso, fica registrado tudo o que o escritório da empresa está fazendo, não só o que a equipe de campo entrega. E, assim como a agenda de campo, essas demandas também podem virar faturamento quando for o caso.

Contas a receber, contas a pagar e fluxo de caixa

Depois que os serviços viram fatura, o sistema organiza o lado financeiro automaticamente. No vídeo eu mostro a tela de contas a receber, com os valores recebidos e os valores vencidos, mês a mês. Também mostro como lançar as contas a pagar, com todos os vencimentos da empresa.

No fim, tudo isso alimenta o relatório de fluxo de caixa, tanto diário quanto mensal. Dá para ver quanto está entrando, quanto está saindo e em quais dias os pagamentos acontecem, sem precisar cruzar planilha de agenda com planilha de financeiro.

Por que vale a pena ter isso tudo no mesmo lugar

Quando a agenda de campo, as demandas de escritório e o financeiro vivem em sistemas separados, é fácil perder o controle de quanto a empresa realmente faturou naquela semana. No vídeo, eu faço essa conta na prática: pegando o valor mínimo da diária e multiplicando pela quantidade de serviços da agenda, dá para ter uma ideia rápida do potencial daquela semana antes mesmo de fechar o mês.

Esse tipo de visão só é possível quando a agenda, a demanda e o faturamento estão conectados. É isso que eu uso na minha empresa, e é isso que mostro de forma prática no vídeo.

Teste o Precificando gratuitamente

Se você também perde o controle entre o que a equipe faz no campo, o que o escritório tem para entregar e o que realmente entra no caixa, dá para testar o Precificando por 7 dias grátis, sem cartão de crédito, e ver a agenda de campo, as demandas de escritório e o financeiro funcionando juntos na sua própria operação.