Agenda de campo e escritório de topografia em um só lugar

Se você já perdeu uma demanda porque esqueceu de avisar a equipe, ou já chegou no escritório sem saber o que precisava ser desenhado primeiro, você sabe o tamanho do problema de não ter uma agenda de campo de topografia organizada. No vídeo acima eu mostro a função que resolve exatamente isso dentro do Precificando: o módulo operacional, que junta agenda de campo e demandas de escritório no mesmo login.

De onde veio essa necessidade

Essa função não nasceu de uma ideia solta. Ela nasceu da própria rotina da Marca Engenharia, minha empresa de topografia. Primeiro eu resolvi a dor da precificação, porque eu não sabia calcular preço e levava prejuízo em cada serviço. Depois veio o bloco financeiro, para controlar recebimento e pagamento. E aí, conversando com profissionais de topografia e de projetos pelo Brasil, apareceu uma demanda nova: depois que o orçamento é aprovado, tem muita coisa para gerenciar até o serviço virar fatura. Foi daí que surgiu o módulo operacional.

Como cadastrar suas equipes de campo

Antes de lançar qualquer agenda, você cadastra suas equipes. Não importa se você trabalha sozinho, se tem uma equipe só ou se comanda dez equipes de topografia. O cadastro é simples:

1. Dê um nome para a equipe.
2. Inclua você e o auxiliar que trabalha com você, ou os integrantes da equipe de campo.
3. Coloque o telefone, para poder mandar a agenda da semana direto pelo WhatsApp da equipe.

Eu mesmo faço isso todo domingo: mando a agenda da semana para cada equipe e, à medida que fecho mais serviço, atualizo e mando de novo.

Agenda de campo: como lançar e organizar a semana

A agenda de campo mostra a semana inteira, com as equipes na horizontal e os serviços já programados para cada uma. Os serviços que ainda não têm data ficam numa bandeja separada, esperando organização.

O fluxo normal é este: você fecha um orçamento dentro do Precificando e, a partir dele, programa a agenda de campo com um clique. O sistema já leva o serviço, a diária, o auxiliar e a equipe para a agenda. Se preferir, também dá para lançar uma agenda do zero, escolhendo cliente, local da obra, serviço, equipe e data.

No lançamento você decide duas coisas importantes: se aquele serviço é faturável, ou seja, se ele vai para o contas a receber, e se ele gera demanda de escritório. Essa segunda opção é o que conecta o campo ao escritório automaticamente.

Se o seu gargalo hoje é justamente essa organização da operação, dá para ver com calma como funciona a agenda de campo dentro do sistema.

Demandas de escritório: como gerenciar o que fica dentro

Quando um serviço de campo gera demanda de escritório, por exemplo um levantamento planialtimétrico que precisa virar desenho e memorial descritivo, essa tarefa aparece automaticamente na aba de demandas de escritório, já com um prazo sugerido. Você escolhe quem da equipe vai fazer e acompanha o status: atrasadas, abertas na semana e concluídas.

Isso evita o que mais prejudica o escritório: o desenhista não sabe o que tem para fazer, ou duas pessoas acham que estão fazendo o mesmo projeto porque ninguém controlou a fila de trabalho.

Perfil operacional: a equipe acompanha sem ver preço

Uma dúvida comum é se vai ser preciso dar acesso total do sistema para o desenhista ou projetista acompanhar as tarefas. Não precisa. Dentro de configurações, você cria um usuário com perfil operacional. Esse usuário só visualiza as agendas de campo e as demandas de escritório que são dele, sem acesso a preço, financeiro ou dados dos outros clientes. A única ação que ele faz é marcar a tarefa como terminada, podendo deixar um comentário se quiser.

Faturamento direto pela agenda

Depois que o serviço de campo é realizado, você marca o cartão como realizado dentro da agenda. A partir daí, ele pode ser faturado: você seleciona o cliente, o sistema já traz os serviços realizados e pré-preenche uma venda. Se o serviço de escritório também foi marcado como faturável, ele entra junto na mesma fatura. Ao salvar a venda, o Precificando gera o documento em PDF para enviar ao cliente e já lança a parcela no contas a receber, aparecendo nos relatórios de fluxo de caixa diário e mensal.

Se você já tem o costume de controlar o financeiro separado da operação, vale entender como esse lançamento conversa com o faturamento do sistema.

O sistema não te prende a um fluxo só

Você não é obrigado a usar tudo. Se o seu gargalo hoje é só precificação, usa só a precificação. Se é a agenda operacional, usa só isso. Se é controlar o que tem para receber, usa a parte de vendas. O ponto é que, quando você precisar, orçamento, agenda de campo, demanda de escritório e financeiro conversam entre si, sem depender de planilha, Trello ou grupo de WhatsApp separado para cada coisa.

Teste o Precificando

Se você tem uma empresa de topografia, trabalha autônomo ou atua em projetos, engenharia ambiental ou agronomia, vale testar. O Precificando está disponível para teste grátis por 7 dias, sem cartão de crédito. É tempo suficiente para montar um orçamento com seus custos reais e ver a diferença na prática.